سربرگ :

برگه ای است که بطور معمول در قطع A4 ۲۱ ۲۹/۷ سانتیمتر ارائه می شود و برای انجام امور نامه نگاری ادارات و موسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می گیرد. مواردی که امکان حضور در سربرگ را دارند، عبارتند از: نشانه و عنوان، نشانی، عناوین مانند تاریخ، شماره، پیوست که با توجه به فایل های آماده برای نامه نگاری های اداری، بر روی سربرگ چاپ نمی شوند و تنها فضای لازم برای چاپ آنها توسط چاپگرهای رومیزی در سربرگ پیش بینی می شود. همچنین عناصر بصری تزئینی دیگر. بطور معمول محل قرارگیری آرم و عنوان در بالای سربرگ پیش بینی می شود، این مورد به ویژه در سربرگ های ادارات دولتی بعنوان یک اصل رعایت می شود. اگر چه در سایر موارد طراح می تواند با توجه به روحیه و محدوده ی فعالیت سفارش دهنده، مکان مناسب برای قرار گرفتن آرم و عنوان را تعیین کند.
بدیهی است که محل قرارگیری آرم نباید لطمه ای به کاربری اصلی سربرگ (ضرورت نگارش متن بر روی آن) وارد کند. قرار گرفتن نشانه و عنوان در سمت چپ یا راست (بالا) سربرگ بستگی به شکل و جهت نشانه دارد، ولی بطور معمول در سربرگ های دولتی نشانه در سمت راست بالا قرار می گیرد تا امکان درج تاریخ و شماره نامه در سمت چپ بالا میسر باشد، زیرا درج موارد یاد شده در سمت چپ این امکان را فراهم می کند تا پس از آرشیو و بایگانی نامه های وارده، دستیابی به نامه های مورد نظر بر اساس شماره و تاریخ نامه (در هنگام ورق زدن پرونده بایگانی شده سریع تر انجام پذیرد.) ابعاد نشانه، اگر چه متأثر از شکل گرافیک آن قابلیت کوچک و بزرگ شدن خواهد داشت ولی غالباً محدوده ای بین ۵ تا ۱۵ سانتیمتر مربع را به خود اختصاص می دهد. اندازه قلم عنوان نیز بسته به کوتاه یا مفصل بودن آن بین ۱۰ پوینت تا ۱۴ پوینت تعریف و معمولاً با قلم ضخیم ارائه می شود. لازم به توضیح است در صورتی که عنوان طولانی باشد، امکان شکستن آن به دو یا سه خط مقدور است و اغلب بخش های اصلی عنوان را با قلم بزرگ تر از بخش های دیگر قید می کنند. عنوان بلافاصله در کنار آرم قرار می گیرد و بر حسب شکل آرم و ضرورت های دیگر، در پایین، چپ یا راست نشانه جای خواهد گرفت. اگر چه محل قرار گیری عنوان بسته به شکل کلی سربرگ قابل تعریف است اما قرار گیری عنوان در بالای نشانه ی فرضی دور از ذهن است. نوع قلمی که برای عنوان استفاده می شود باید با گرافیک آرم و محدوده فعالیت صاحب آن متناسب باشد. نشانی اغلب در سربرگ قید می شود. اندازه ی قلم نشانی نیز متاثر از کوتاه یا بلند بودن آن محدوده ای بین قلم ۸ تا ۱۲ پوینت نازک خواهد داشت، اگر چه نوع فونت قلم انتخابی در اندازه ی قلم بسیار تعیین کننده است.
همچنین نحوه چیدمان نوشتار نشانی نیز تحت تاثیر دیگر عوامل بصری، می تواند چپ چین، راست چین، وسط چین و یا حتی چیدمانی نامنظم و ساختار شکن داشته باشد.
عناصری که در سربرگ قید می شوند از حاشیه های سربرگ فاصله خواهند داشت (این حاشیه ها از یک سانتیمتر کمتر نخواهند بود). در طراحی گرافیکی سربرگ باید توجه داشت زمینه ی سربرگ حتی الامکان فاقد رنگ باشد، زیرا در صورت عدم رعایت این امر، در هنگام کپی گرفتن یا ارسال سربرگ بوسیله فکس، زمینه ی نسخه ی تکثیر شده، تیره و فاقد کیفیت و کاربرد خواهد بود. همچنین گرفیک اجرا شده برای سربرگ باید به گونه ای باشد تا مشکلی برای نگارش متن و خواندن آن ایجاد نکند. نهایتاً بسته به موضوع و محدوده فعالیت و همچنین نظر سفارش دهنده، محدودیت های ذکر شده امکان کمرنگ شدن دارند و طراحی سربرگ هایی با قطع های متفاوت و گرافیک متنوع امکان پذیر خواهد بود
قطع ۱۴/۸ ۲۱ A5 سانتیمتر پس از قطع A4 در اولویت طراحی قرار دارد. معمولاً این قطع برای مکاتبات داخلی و یا متن های کوتاه مورد استفاده قرار می گیرد. باید توجه داشت اگر چه ابعاد سربرگ های A5 نصف سربرگ های A4 است اما نباید عناصر بصری را نیز به همین نسبت کوچک کرد، بلکه باید دقیقاً و مجدداً انتخاب قلم نوشتار و ابعاد عناصر بصری انجام پذیرد. نحوه گرافیک سربرگ در قطع های گوناگون، معمولاً یکسان است و تفاوت فاحشی با یکدیگر ندارند.

کارت ویزیت :

کارتی در ابعاد استاندارد ۵۹ سانتیمتر است که بر روی مقوا با گراماژ گوناگون ارائه می شود. کارت ویزیت در حقیقت نخستین مانور تبلیغاتی برای یک موضوع است. (بویژه برای اشخاص حقیقی) عناصر بصری که بطور معمول در کارت ویزیت قابلیت حضور دارند عبارتند از: نشانه و عنوان، مختصری از محدوده فعالیت و نشانی. افقی یا عمودی بودن کارت ویزیت بستگی به چگونگی تصاویر و نوشتار آن دارد. در طراحی گرافیک کارت باید محدوده ای خالی از عناصر نوشتاری و تصویری پیش بینی شود تا گرفتن کارت از آن قسمت انجام گیرد.

اندازه قلم ها در کارت ویزیت غالباً از ۱۲ پوینت بیشتر نخواهد بود. همچنین تنوع استفاده از فونت های گوناگون به نسبت سربرگ متداول تر خواهد بود، اگرچه باید توجه داشت این تنوع استفاده، نباید بیش از ۲ تا 3 فونت باشد، ضمن آنکه تمامی آنها نیز باید با یکدیگر مشابهت بصری داشته باشند.
استفاده از عکس های با جزئیات، بدلیل عدم امکان بزرگ نمایی آنها، کمتر توصیه می شود. کارت ویزیت نیز متناسب با محدوده فعالیت موضوع و نظر سفارش دهنده قابلیت حرکات فانتزی را خواهد داشت (به استثنای ادارات دولتی).
اگر چه ابعاد کارت ویزیت بیشتر بصورت استاندارد استفاده می شود ولی در صورتی که کارت بصورت عمودی طراحی شود، کاستن از پهنای کارت (۲ تا ۴ میلیمتر) سبب زیباتر شدن قطع خواهد شد.توجه به تراز کردن انتها و ابتدای خطوط و نوشتار با یکدیگر و با تصاویر و فرم ها می تواند گرافیک کارت را قوام بخشد و بر زیبایی چیدمان بیفزاید.

پاکت نامه :

ابعاد پاکت نامه معمولاً متناسب با ابعاد سربرگ (A4) تعیین می شود. بهتر است ابعاد پاکت مورد نظر در حالت بسته شده، یک سوم ابعاد سربرگ به اضافه ی شش میلیمتر (پهنا و بلندا) باشد.
پاکت نامه نیز دارای نشانه و عنوان است و درج نشانی بر روی آن الزامی است. محل قرارگیری نشانه و عنوان معمولاً در نیمه ی سمت چپ و بالاست. نشانی نیز قاعدتاً در پایین سمت چپ قید می شود. چیدمان عناصر موجود در پاکت نامه بیشتر در حالت افقی انجام می گیرد.
آنچه باید مورد توجه باشد، خالی نگهداشتن نیمه ی بالا و سمت راست پاکت جهت الصاق تمبر و انجام عملیات پستی است (در صورتی که هزینه پست پیشاپیش محاسبه شده باشد، استفاده از این بخش، نیز بلامانع است) البته مقصود از خالی بودن این بخش، عدم درج اطلاعات نوشتاری و تصاویری نظیر آرم است و استفاده از خطوط و فرم های تزئینی امکان پذیر خواهد بود، اگر چه همین موارد نیز بایستی با احتیاط انجام شود چرا که نصب تمبر و مهرهای پستی اثر گذاری خود را خواهند داشت.
نکته ی پر اهمیت در طراحی ست اوراق اداری، ضرورت هماهنگی بصری در تمامی محصولات آن است. به عبارت دیگر یک هویت مشخص باید در میان سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، کارت پرسنلی و ... موجود باشد.
این هویت بصری مشترک می تواند از طریق ارائه ی عناصر بصری تزئینی مشترک و یا با نحوه رنگ پر دازی و چیدمان مشابه و ... ایجاد شود.
بطور معمول نقطه شروع طراحی اوراق اداری از سربرگ یا کارت ویزیت است و سپس بر اساس الگوی اولیه، موارد بعدی شکل خواهند گرفت، ضمن آنکه در هر مرحله امکان بازنگری و تغییر بر روی موارد انجام شده پیشین محتمل است.

انواع پاکت نامه :

پاکت نامه محصولی است برای بسته بندی که معمولا از جنسی صاف و ساده مانند کاغذ تهیه می شود و طوری طراحی شده که یک جسم صاف مانند سربرگ را در خود جای دهد. به طور معمول پاکت نامه از برش کاغذ به یکی از سه روش زیر به دست می آید: برش نوری یا الماسی، صلیب با بازوی کوتاه و بادکی. این اشکال باعث می شوند در صورت تا شدن به طرف مرکز، یک شکل مستطیلی یا مربعی بسازند که از چهار طرف آن دارای همپوشانی با طرف مقابل است و به این ترتیب تا کردن به گونه ای باشد که آخرین تایی که باید بسته شود در سمت کوتاه پاکت باشد از آن در صنعت تولید پاکت های تجاری به عنوان جیب نام برده می شود. گرچه در اصل می توان تاخوردگی ها را در نقاطی که با هم همپوشانی دارند به یکدیگر چسباند که از این نوع معمولا برای فرستادن نامه استفاده می شود. در برخی پاکت ها از فیلیگران استفاده می شود که می توان آن را ته نقش نامید و آن عبارت است از نوشته یا علاماتی که در متن خمیر کاغذ پیدا می شود و زمانیکه پاکت را مقابل نور قرار دهیم دیده می شود.

طراح و تصویر:

تحریک حس بصری، با استفاده از تصویر کار دشواری نیست. طرح، نقش آرم و نوشتار، بر روی اوراق یکی از عوامل مهم طراحی هستند، تمام عوامل موثر در طراحی، مانند خطوط نقوش، تصاویر اعم از عکس، یا تصویر سازی و سبک طراحی به طور مجزا و در کنار هم در ساختن تشخص مورد نظر موثرند بسیاری از اوراق با موضوع مشابه در طرح های متفاوت از نظر فرم به کار رفته، ارائه می شوند، در این صورت مصرف کنندگان از روی طرح و نقش آنها که به نوعی نشان تبدیل شده اند آن ها را می شناسند.
یک اوراق با طرحی به سبک کلاسیک و سنتی با اوراق دیگر از همان موضوع اما با طرحی مدرن و امروزی خود به خود به هویت هایی مجزا دلالت می کنند، طرح با هویت و معنی دار که هماهنگ با هویت تعریف شده آن شرکت و ... انتخاب صحیح عناصر و سبک طراحی از عوامل مهم پیام رسانی به مخاطبان است. مهارت های ابتدایی طراحی گرافیک، استفاده از نقش مایه ها، سطوح، خطوط و علائم در رنگ ها و فرم های مختلف و تشخیص صحیح تعادل، تناسب و بیان عناصر در کنار هم در شکل گیری طرح روی اوراق کاربرد دارند. با بسیاری از روش های ابتکاری و به کارگیری نقوش و عناصر قدیمی یا جدید، حتی با خطوط و سطوح ساده، طرح ها قابل توجهی می توان خلق کرد.
چاپ با کیفیت مطلوب بر روی کاغذ مناسب از عوامل موثر در ارائه یک طراحی خوب و اثر گذار جهت جلب و جذب مخاطب به شمار می آید.

نقش رنگ :

در اکثر اوراق پر تیراژ دنیا با رنگ مشکی بر روی کاغذ کاهی نازک و به کثرت روی کاغذ سفید چاپ می شوند. تعداد زیاد نسخه های یک اوراق و بالا بودن هزینه های چاپ و در عین حال یک بار مصرف شدن اوراق موجب می شود تا صاحبان اوراق ها کمتر به استفاده از رنگ های دیگر به جز مشکی در چاپ اوراق خود باشند. گاهی که به کارگیری رنگ دوم ضرورت می یابد، از رنگ برای چاپ بعضی مطالب و کادر بعضی از مفاهیم مهم استفاده می شود. رنگ قرمز دارای طول موج زیاد و موثر بر انسان است. اکثر مردم به این رنگ بیش از دیگر رنگ ها حساس هستند. لذا در هر کجا که این رنگ به چشم می خورد سریعا جلب توجه کرده و نگاه انسان را به سمت خود می کشد. همین ویژگی رنگ قرمز و رنگ های نزدیک به آن مانند نارنجی و یا پرتقالی که از خانواده رنگ های گرم هستند، باعث می شود تا مطبوعات و اوراق ها این رنگ ها را در مورد لزوم به عنوان رنگ دوم به کار گیرند.
به کارگیری رنگ دوم علاوه رنگهای گرم، از دیگر رنگها نیز صورت می گیرد.
رنگ های سرد و رنگ های ترکیبی خنثی (خاکستری) نیز بعضا مورد استفاده قرار می گیرند. در جاهایی که لازم است فضایی ملایم و آرام داشته باشید می توان از رنگ های آبی و هم خانواده آن بهره مند شد. در هر حال رنگی که به عنوان رنگ دوم در اوراق ها استفاده می شود، معمولا برای تاثیر گذاری ویژه ای است که با صلاحدید اوراق به کار گرفته شود.
گاهی نیز علاوه بر رنگ اول، از رنگ دوم نیز برای زیباتر شدن تصویر استفاده می شود. در این حال تصویر با دو رنگ چاپ می شود که اصطلاحا به آن دو تن می گویند.
هم اکنون با پیشرفت سریع تکنولوژی صفحه آرایی و چاپ امکان استفاده بیشتر از رنگ برای اکثر اوراق ها فراهم شده و تعدادی از آنها از چاپ تمام رنگی نیز بهره می گیرند. البته چاپ چهار رنگ اوراق هزینه هایی دارد که گردانندگان اوراق ها، آن هزینه ها را تامین می کنند. از طرف دیگر رنگین شدن اوراق باعث می شود استقبال مردم از آن بیشتر شود و همین امر موجب فروش و درآمد افزون تر می گردد که می تواند پاسخگوی هزینه های جاری سفارش دهنده جنبه تبلیغاتی اوراق داشته باشد.
با ملاحظه و مقایسه نمونه هایی از اوراق های تک رنگ، دو رنگ و چهار رنگ می توانید به تاثیر بصری و ایجاد جذابیت و زیبایی حضور رنگ پی ببرید.

طراحی اوراق سیاه و سفید :

همان گونه که قبلا گفته شد، در اوراق ها یکی از راه های تامین هزینه اوراق است. به همین دلیل گردانندگان اوراق سعی می کنند آن ها را تک رنگ چاپ کنند. اغلب دیده می شود که حدود نصق صفحه یک اوراق را ایجاد می کند. به همین دلیل نیز طراحان زیادی مشغول به طراحی برای اوراق ها هستند. هر اوراق معمولا با ویژگی ها و امکاناتی که در اوراق درج می شود، به چاپ می رسد. مثلا در یک اوراق سیاه و سفید، آرم نیز با همان رنگ چاپ می شوند اما در مواقعی نیز موسسه با پرداخت هزینه بیشتر علاقمند است که آن را در دو رنگ چاپ کنند.
در طراحی اوراق تک رنگ تلاش و کوشش طراح بایستی بیشتر شود تا بتواند با محدودیت رنگی که دارد، طراحی جذاب و گیرا تهیه کند. در این گونه موارد طراحان با استفاده از تضاد سیاه و سفید و اختصاص دادن فضای سفید بیشتر و یا بهره گیری از علائم و نشان های ویژه، طرح خود را جذاب تر می کنند که می توانید نمونه های آنها را در اوراق ملاحظه کنید.
طراحی اوراق نوعی صفحه آرایی محسوب می شود که بایستی مجموعه عناصر تشکیل دهنده آن در یک ترکیب بندی پرجاذبه گرد هم جمع شوند. تیتر، آرم، مطلب، تصویر و نشان ها و علائم دیگر باید هرکدام در جای خود قرار گرفته و ایفای نقش کنند تا موضوع و یا کالای معرفی شده به سرعت و به خوبی شناخته شود.
ترکیب بندی یا نحوه کنار هم قرارگیری عناصر مختلف نقش به سزایی در اثر بخشی آن عناصر به عهده دارد. عناصر و اجزاء در کنار هم معنی واقعی خود را پیدا می کنند. پس از انتخاب عناصر مانند فرم و ساختار، رنگ و بافت و جنسیت لوگو، نقوش و آرم ... مهمترین مسئله فرا روی طراحان این است که چگونه این عناصر را در کنار هم قرار دهند و با هم در آمیزند تا ضمن ایجاد زیبایی، هویت مطلوبی که برای موضوع در نظر گرفته شده به بینندگان القا گردد. دقت نظر طراح، هوشیاری و تجربه او و تیمی که ممکن است به او یاری رسانند تا تصمیم بگیرد که به چه نحوی عناصر مختلف طراحی، کنار هم قرار گیرند یا به عبارتی ترکیب بندی شوند، نقش تعیین کننده ای در میزان تاثیر بر مخاطبان و موفقیت اوراق اداری (کارت ویزیت، سربرگ، پاکت نامه) خواهد داشت.